FastBOOK

Il software è installato esclusivamente su un Applications Server Web;
non sono previsti plug-in o moduli da installare localmente.

Questa peculiarità consente di evitare l’installazione e la manutenzione di software presso le postazioni degli utenti che necessitano solo di un browser ed un collegamento ad Internet per utilizzare le funzioni presenti nel pacchetto.

Tutti i documenti generati sono disponibili in formato PDF (Portable Document Format), di fatto lo standard per la distribuzione e lo scambio sicuro e affidabile di documenti e moduli in tutto il mondo.

La piattaforma prevede diversi livelli di accesso alle funzioni:
ADMINISTRATOR, PERSONALE INTERNO, AGENZIA E CLIENTE PRIVATO.

Administrator

Ha il controllo su tutte le funzioni; configura e manutiene le tabelle relative a tratte, porti, navi, sconti, ecc; definisce le corse ed i codici di autorizzazione al collegamento per tutti gli altri livelli.

personale interno

Può accedere a tutte le funzioni escluse le procedure di gestione degli utenti. Gli è consentito di effettuare prenotazioni per privati ed agenzie (booking telefonico) anche con pagamenti diversi da quello tramite carta di credito; può eventualmente effettuare prenotazioni anche quando la corsa risulta chiusa per le agenzie e per i privati ma la non è stata ancora effettuata. Ha l’accesso alle funzioni di check-in ed alle relative stampe. Ogni operatore accede al sistema utilizzando il proprio codice univoco ed ogni sua operazione è tracciata dal sistema.

agenzia

A questa tipologia di utenti è consentita la prenotazione di utenti singoli e di gruppi organizzati. L’accesso tramite codice univoco consente un accurato controllo statistico.

Cliente privato

Gli è consentita la sola prenotazione (ovviamente da web) di utenti singoli o piccoli gruppi famigliari. E’ previsto Il pagamento on-line tramite carta di credito (transazione SSL sicura). Dopo la conferma di prenotazione il programma produce il TITOLO DI VIAGGIO in formato PDF che potrà essere trasmesso direttamente via fax e/o via e-mail al destinatario.

E’ prevista la gestione differenziata per nave e per corsa di tutte le tipologie di sistemazioni o servizi (cabine, poltrone, spazi auto, moto, carrelli, campers, biciclette, animali domestici, ecc…) e di tutte le tipologie di prezzo (adulti, studenti, bambini, residenti, etc..); sono inoltre gestibili diverse tipologie di scontistica per partenze con tariffe o sconti speciali. Un’ampia gamma di interrogazioni, consente di monitorare in tempo reale l’andamento delle prenotazioni sia nel loro complesso che nel dettaglio (per data di partenza, per destinazione, per singole agenzie, ecc…).

FastBOOK ha una struttura modulare che permette di predisporre soluzioni calibrate sulle reali esigenze di ogni Cliente. Il cuore del sistema è il modulo base per la gestione del BOOKING INTERNO; con questo termine s’intende il booking effettuato direttamente dal personale della Compagnia che opera in sede, dagli uffici distaccati e alle biglietterie portuali.

Il sistema può emettere:

Biglietti di andata o andata/ritorno

Biglietti mono o multi tratta

Prenotazioni viaggi a pacchetto (es mini-crociere o pacchetti week-end)

“Opzioni” alle quali è possibile collegare una scadenza; quotidianamente il sistema
provvede ad inviare al responsabile una mail con il riepilogo delle opzioni in scadenza

Biglietti con opzione Agency Fee

Il sistema fa riferimento ad un archivio agenzie comprendente tutti i dati anagrafici, campi nota estese, marcatura per “disabilitazione” temporanea dell’agenzia; indirizzi e-mail e fax separati per amministrazione e biglietteria, suddivisione per codice postale, regione, stato.
Ogni agenzia può essere associata ad un’altra agenzia di riferimento (agenzia madre).
Ogni corsa ha specifici livelli di abilitazione/blocco alla vendita (es. alcune corse possono essere vendute esclusivamente dal call center interno).

Questa funzione permette di inviare titoli di viaggio/biglietti ed eventuali documenti correlati (estratti conto, conferme di prenotazione, ecc…) via posta elettronica. E’ possibile configurare le agenzie in modo che abbiano o meno l’abilitazione automatica al servizio.

La procedura gestisce l’assegnazione automatica della cabina/poltrona all’atto della
prenotazione, in base alla priorità assegnata.
E’ disponibile la funzione di visualizzazione grafica dello stato di occupazione delle cabine.

Il sistema genera automaticamente gli estratti conto delle agenzie;
la procedura può essere schedulata con cadenze preimpostate.
Sono previste funzioni di export in file formato testo, dbf, xls.

Il sistema genera automaticamente il “CAMPIONE” PRO-FORMA delle fatture passive relativo alle commissioni d’ogni agenzia.
Il documento può essere automaticamente inviato o messo online a disposizione delle rispettive agenzie (vedere “BOOKING AGENZIE SU WEB”).
Sono previsti automatismi e metodi di controllo sulle fatture e sui pagamenti attesi a fronte degli estratti conto emessi. Questa funzione garantisce una drastica riduzione dei tempi di gestione dell’operazione.

La Compagnia può inviare circolari ad una lista di agenzie;
l’invio può avvenire tramite fax o e-mail. Il documento è sempre in formato PDF.

FastBOOK consente di effettuare numerose interrogazioni e stampe tra cui evidenziamo:

ricerca passeggeri nei booking attivi

venduto per agenzia

venduto per nave

venduto per corsa

venduto per banca d’appoggio delle agenzie

lista di Imbarco

lista passeggeri in ottemperanza alla direttiva 98/41/CE del Consiglio del 18 giugno 1998

Manifesto di carico

Il sistema genera file in formato testo relativi a:

venduto giornaliero

fatture passive commissioni agenzie

estratti conto

Questa funzionalità premette di automatizzare completamente il trasferimento dei dati
ai gestionali contabili di terze parti.

FastBOOK dispone di un gateway SMS; più semplicemente questa funzionalità permette di inviare SMS in automatico ad uno o più cellulari prescelti (es. totali del fatturato progressivo, riepilogo lista imbarco, avvisi ai passeggeri, ecc.. ).

Il modulo permette alle agenzie di effettuare booking direttamente su web, senza l’intervento del Call Center della Compagnia.
Nell’ambito della stessa agenzia è possibile abilitare più codici di accesso in modo da poter
tracciare le attività dei singoli operatori.
Le agenzie possono accedere via web a servizi quali:

elenco dei biglietti emessi

applicazione Agency Fee all’atto della prenotazione

estratto conto periodico o giornaliero

CAMPIONE PRO-FORMA fatture commissione (può essere semplicemente completato con i dati a proprio carico quali data e numero fattura).

Tutti i documenti sono in formato PDF che è notoriamente molto “leggero” per cui risultano fruibili anche da agenzie che utilizzano un collegamento internet non particolarmente veloce.

Il modulo permette ai clienti privati di effettuare la prenotazione direttamente su web ricevendo subito il titolo di viaggio via e-mail.
Il pagamento viene effettuato con carta di credito.

Anche per quanto riguarda il Check In tutte le operazioni vengono effettuate online tramite Internet. Il biglietto generato dal sistema presenta un barcode per ogni singolo ITEM (passeggeri e veicoli) ed un barcode generale che riassume tutti gli ITEM presenti nello stesso (imbarco con una sola lettura).

La ricerca del booking è molto veloce e può essere effettuata in diverse modalità, tramite:

lettura del barcode

input del n° di booking o porzione di esso

input del nome dell’intestatario del booking o porzione di esso.

Le CARTE DI IMBARCO vengono emesse distintamente per passeggeri e veicoli con la possibilità di configurare per ogni porto il n° di copie stampate. Il Check In dei GRUPPI è agevolato dalla possibilità di generare le carte di imbarco in tempi diversi.

La stampa delle CARTE DI IMBARCO può essere effettuata con vari dispositivi: su fogli A4 con stampante Laser e/o su talloncini a modulo continuo con etichettatrici dedicate.

Lo stato di avanzamento dell’imbarco può essere costantemente controllato on line; grazie alla rappresentazione grafica che il sistema elabora dinamicamente questa operazione risulta semplice e di istantanea interpretazione.

Le operazioni di Check in online possono essere effettuate utilizzando anche con postazioni mobili (computer palmari collegati al sistema via Wi FI); in questa modalità il sistema prevede un’interfaccia ottimizzata per piccoli schermi.

Qualora la logistica della sicurezza del porto lo richieda è possibile attivare un
interfacciamento diretto ai sistemi di Check In in outsourcing via protocollo XML.